文件管理系統為用戶提供的功能是“按文件名管理文件”。從用戶角度來看，文件管理系統主要是實現"按名取存"，文件管理系統的用戶只要知道所需文件的文件名，就可存取文件中的信息，而無需知道這些文件究竟存放在什么地方。

本教程操作環境：windows7系統、Dell G3電腦。

操作系統中的文件管理系統為用戶提供的功能是：按文件名管理文件。

文件管理是操作系統的五大職能之一，主要涉及文件的邏輯組織和物理組織，目錄的結構和管理。所謂文件管理，就是操作系統中實現文件統一管理的一組軟件、被管理的文件以及為實施文件管理所需要的一些數據結構的總稱（是操作系統中負責存取和管理文件信息的機構）。

從系統角度來看，文件系統是對文件存儲器的存儲空間進行組織，分配和回收，負責文件的存儲，檢索，共享和保護。

從用戶角度來看，文件系統主要是實現"按名取存"，文件系統的用戶只要知道所需文件的文件名，就可存取文件中的信息，而無需知道這些文件究竟存放在什么地方。

文件管理的功能

① 集中存儲，統一的文檔共享

②權限管理，可針對用戶、部門及崗位進行細粒度的權限控制，控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閱等操作

③ 全文索引，可以索引Office、PDF等文件內容，快速從海量資料中精準查找所需文件

④ 文檔審計，描述了文檔生命周期全過程中的每一個動作，包括操作人、動作、日期時間等信息，通過審計跟蹤您可以全局掌握系統內部所有文件的操作情況。

⑤ 版本管理，文檔關聯多版本，避免錯誤版本的使用，同時支持歷史版本的查看、回退與下載。

⑥ 自動編號，可自由組合設計編號規則。

⑦ 鎖定保護，文檔作者和管理權用戶可將文檔鎖定，確保文檔不被隨意修改。當文檔需要修改或刪除時，可以解鎖，保證文檔的正常操作。

⑧ 規則應用，系統支持為目錄設定規則，指定動作、條件和操作，當動作觸發符合設定的條件，系統則自動執行規則的操作。

⑨ 存儲加密，文件采用加密存儲，防止文件擴散，全面保證企業級數據的安全性和可靠性。

⑩數據備份，支持數據庫備份和完整數據備份雙重保護，全面保障系統內部數據安全性。用戶可自行設定備份時間及位置，到達指定時刻，系統自動執行備份操作。

? 文檔借閱，借出過程中可控制用戶訪問權限。被借閱用戶會收到系統發送的即時消息通知。系統支持根據時間對借出的文檔自動進行收回處理。

? 審批流程，可自定義審批流程，實現流程固化，解決企業內部流程審批混亂的問題。

? 統計報表，自動統計人員、部門文檔使用情況和文檔的存儲情況

文件管理的工具

• Windowns資源管理器

• QTTab文件整理工具

• FreeCommander文件整理工具

• Total Commander文件整理工具

• Everything文件名搜索工具

• Ava Find文件名搜索工具

• Locate32文件名搜索工具

• 谷歌桌面搜索

• TrueCrypt加密軟件

• Winzip文件壓縮工具

• Winrar文件壓縮工具

• 7-zip文件壓縮工具

• EasyRecovery磁盤數據恢復工具

• FinalData數據恢復工具

• 超級文件粉碎機