制造業(yè)HR開啟數(shù)智轉型，上上簽助天加推行電子合同

　　“我們是一家更多面向企業(yè)客戶(To B)的制造企業(yè)，近些年公司戰(zhàn)略上要求各部門重視數(shù)字化轉型，我們也一直在朝這個方向實踐。”上上簽的同事初見天加人資行政中心高級總監(jiān)周智英時，她就強調了這一點。現(xiàn)在，天加通過上上簽平臺與員工簽署電子合同，進行人力資源數(shù)字化轉型。

　　為深度了解“制造企業(yè)人力資源數(shù)字化轉型情況”，前不久，上上簽電子簽約邀請到了天加人資行政中心高級總監(jiān)周智英，圍繞“天加人力資源數(shù)字化轉型”做了深度交流。

　　天加人力資源的體系是什么樣的？HR部門是如何設置的，有哪些崗位？

　　周智英：天加人力資源始終以公司戰(zhàn)略為本，驅動業(yè)務發(fā)展為使命，因此在組織架構設置方面遵循以客戶為中心，按照人力資源三支柱模型，進行了組織設置，分別建有天加學院、HR COE、HRSSC、HRBP(制造HRBP、銷售HRBP、研發(fā)HRBP、分子公司HRBP)。

　　包括各個海外的分子公司、全國各地的制造基地以及天加旗下其他板塊的分公司，都是按照子公司BP的模式進行設置的。目前整個天加系統(tǒng)的業(yè)務規(guī)模大概在71億左右，所有的HR系統(tǒng)都是統(tǒng)一管理，直線匯報。

　　
      2. 從大概2015年開始，HR圈反復提及VUCA時代“HR既要懂業(yè)務也要懂對數(shù)字化系統(tǒng)的應用”，呼吁HR善用數(shù)字化工具將精力釋放出來做更有價值的工作。盡管大家知道這是一種趨勢，但是疫情的出現(xiàn)加速了HR對數(shù)字化應用的重視。

　　天加HR在推進企業(yè)數(shù)字化轉型中都有哪些創(chuàng)新實踐？

　　周智英：隨著天加發(fā)展規(guī)模地不斷壯大，我們面臨一些異地化管理的問題。秉持著“同一個天加，同一個標準”的原則，我們希望從流程、規(guī)劃和效率三個角度打造HR數(shù)字化平臺。

　　目前我們已經(jīng)建成了員工自助平臺、HR管理平臺、招聘系統(tǒng)平臺、天加學院云平臺以及與上上簽合作的移動簽核平臺。

　　未來我們還計劃在人才發(fā)展、績效管理等方面推進信息化，為業(yè)務發(fā)展提供更多的決策依據(jù)。

　　3. 剛才您提到了跟上上簽合作的移動簽核平臺，作為推行電子合同的牽頭部門，當時考慮電子合同的背景是什么？

　　周智英：一方面，剛才提到我們有很多異地管理的問題，其中便包括銷售體系異地員工的基礎管理。因為很多銷售在異地，甚至在海外子公司，所以異地紙質簽署是非常大的痛點。

　　前期沒有上電子合同之前，每家分公司都會有一位財務，類似于文員的角色，他們主要負責財務工作，同時也兼任行政人事角色。

　　像人事的基礎模塊，主要都是依托他們幫我們處理，比如簽訂勞動合同，開具一些證明之類的工作。

　　以入職為例，總部發(fā)過offer之后，員工會帶著offer去分公司找當?shù)氐呢攧杖藛T報道，財務人員辦理完入職流程之后，會將勞動合同寄給總部。

　　因為入職員工很多，如果各地分公司每家都要辦理入職流程郵寄文件，也是不小的工作量。

　　這還不是最主要的問題，分公司的財務會變動，一旦涉及財務離職，總部的HR就要給新同事重新介紹培訓，如果中間溝通不到位，還會出現(xiàn)各種問題。

　　比如寄錯了合同，需要返回重新郵寄。

　　另外，也面臨可能員工實際已經(jīng)入職了，但是其勞動合同還沒有郵寄過來的情況，這樣總部的HR并不知道員工具體的入職時間，會導致員工參保延誤的情況。

　　4. 除此之外，像天加作為制造企業(yè)是否也有勞務派遣的場景？在這塊是否存在簽約痛點？

　　周智英：我們有勞務派遣的場景，之前與一家南京本地的第三方勞務公司合作時都需要簽訂紙質材料。員工入職時要簽紙質合同，簽過以后我們會寄過去，非常不方便。

　　這還不是最主要的，因為派遣不只面向南京總部，后面涉及外地工廠也就是外地分公司也要引進派遣員工時，就比較麻煩了。

　　當時流程比較復雜，HR經(jīng)常要跟蹤追問勞務公司：員工的材料是否已經(jīng)簽好，何時簽完的，什么時候寄過來。另外還會溝通什么時候蓋章，因為勞務公司的用印管理比較嚴格。后續(xù)HR蓋完章以后要寄還一份給勞務公司，然后再寄一份給員工，涉及多方。

　　后面考慮到各方面的原因，總部統(tǒng)籌之后選擇了另一家第三方公司，當時對方已經(jīng)在用上上簽的電子合同，后面勞務派遣業(yè)務我們使用了電子合同就非常方便。

　　5. 所以這是天加第一次對電子簽約有了直觀的感受，后面在引入電子簽約時，比較關注哪些方面？

　　周智英：在上電子合同項目之前，我們做了很多調研，詢問了行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)使用電子合同的情況，其中了解到像A.O.史密斯在與上上簽合作。目前電子合同服務商的水平良莠不齊，我們希望選擇一家可以長期合作的供應商。

　　首先比較關注是否可以保障電子合同的安全有效，同時，電子合同廠商的實力如何以及是否能為我們提供一站式的服務，高質量地解決后續(xù)的一些問題。

　　經(jīng)過考察，我們認為上上簽的平臺還是足夠大的，無論是產(chǎn)品功能還是服務能力方面，在行業(yè)內(nèi)都是比較領先的。

　　從HR的操作角度來看也比較容易上手使用，最重要的是產(chǎn)品功能可以解決我們公司大部分的簽約問題。

　　還有我們接觸下來覺得上上簽售后服務的水平和響應速度還是比較快的，有問題可以得到及時地解決和反饋，所以我們也期待后續(xù)能有一個更深入的合作。

　　6. 剛才您提到首先要考慮法律的合規(guī)，HR部門做了哪些工作，打消了其他部門的顧慮，保障了項目的順利上線推廣？

　　周智英：因為電子合同對大家而言算是一個比較新的事物，所以在上線之前我們通過官微發(fā)文等形式讓員工知道什么是電子合同，普及了電子合同的合法性以及電子合同會給員工和公司帶來哪些便利性。這些可能需要我們HR提前進行宣傳，然后跟管理者做好溝通。

　　同時我們也介紹了上上簽電子簽約平臺，讓員工感受到大平臺所帶來的安全保障。因為大家也會擔心自己或者公司的信息數(shù)據(jù)安全。

　　在這過程當中，我覺得跟上上簽的合作和溝通還是比較順暢的。

　　首先我們企業(yè)和供應商之間能有一個比較深度的互動，是我們關心的點，像現(xiàn)在上上簽能給我們及時提供一些解決方案，包括相應的宣傳口徑、資料，讓我們和員工能快速地達成共識。

　　7. 現(xiàn)在天加的移動簽核平臺已經(jīng)上線一段時間了，目前主要涉及哪些簽約場景？大家的反饋如何？

　　周智英：目前天加電子簽運用屬于一期上線，現(xiàn)階段我們重點推廣員工基礎管理。

　　入職管理：入職履歷表、入職合同、保密競業(yè)等協(xié)議簽訂;在職管理：在職證明，居住證明開具;異動管理：異動申請單簽署;合同管理：勞動合同續(xù)簽;離職管理：辭職報告書簽署，離職證明開具。

　　隨著系統(tǒng)逐步升級，電子簽約的應用場景將會逐步拓展至HR其他場景。

　　我們?nèi)珖?0多家分公司，之前散落在外地分公司文員手里的工作，現(xiàn)在上線電子合同之后，基本上這部分兼職的情況已經(jīng)不需要了，人力得以完全釋放，全部集中到總部。但實際上我們總部也沒有增加人手，這是第一層面的節(jié)約。

　　第二點，如果簡單從郵費考慮，每月大概可以節(jié)省幾萬元。而郵寄時間的節(jié)省直接影響入離職時間，我覺得招聘提效和員工體驗也是比較可觀的。

　　8. 最后，您如何看待數(shù)字化技術對HR工作的影響？

       周智英：以電子合同為代表的數(shù)字化技術的飛速發(fā)展拓展了我們?nèi)肆Y源管理的邊界。

　　得益于數(shù)字化技術，HR工作更容易被追蹤和量化，比如招聘系統(tǒng)可以幫助我們了解不同招聘渠道的投入產(chǎn)出情況，基于相關數(shù)據(jù)我們可以反過來優(yōu)化前期的招聘行為。

　　又或者是電子合同平臺，我們可以在后臺看到簽署狀態(tài)、用印頻次等相關數(shù)據(jù)，員工的簽署行為更加可視化，基于此我們可以分析不同分公司的簽約情況，推測問題背后的原因等等。可以說，人力資源工作的自動化讓我們的決策能力更加智慧。

　　結語

　　在人才主導的經(jīng)濟環(huán)境下，出色的員工體驗將為企業(yè)帶來優(yōu)勢。正所謂只有員工成功，客戶才能成功。于是越來越多的企業(yè)HR開始關注員工從入職到離職整個生命周期的個人體驗。

　　在上上簽服務的客戶中，大多情況下是HRSSC在牽頭電子合同項目，這項實踐在提質增效和提升員工體驗方面被寄予厚望且取得了積極的效果。

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