站長資訊網本文作者從項目實踐出發，結合企業案例，分享了在系統實施過程中需要注意的5大問題，希望對你有用。
上周因為項目實施原因去倉庫現場出差，了解系統當前在倉庫的使用情況，過程中也有一番感受。對于成功的系統來說，光有設計和功能是不夠的，它需要真正落地才可以實現自身的價值。
所以今天我想從系統實施過程中容易疏忽的問題的角度，以企業內部WMS的實施為例，分享下關于實施的一些想法。
本文將分別從實施內容、實施對象、實施計劃、實施過程、實施結果五個維度，列舉實施過程中容易出現的問題，來簡述系統實施的流程。其中包括：
- 忌一股腦一起開動
- 忌不分對象一鍋燉
- 忌毫無計劃隨緣實施
- 忌毫無準備無重點
- 忌上完就撤無跟進
01 忌一股腦一起開動
此處“一股腦”是指將所有的系統功能一起上線實施。可能會有同學提出疑問，這樣不是可以在短時間內獲得更好的上線效益，對于企業和員工士氣都有好處嗎，而且許多saas公司提供的系統/方案不就是一整套一起的嗎，為什么不可以呢？
這里就要好好說道說道了。對于整套系統來說，其中的功能必然是會涉及到不同的組織部門的，各組織所涉及的功能各不相同（當然會有重疊的功能），而筆者上文中提到的“一股腦實施”指的是針對于同一組織，單次的實施超出了這個組織實際可承受的范圍。
為什么說要避免這種情況呢？
- 功能過多，學習成本高，特別是對于用新功能/流程替換舊功能的情況下，員工本身會存在慣性操作，一刀切的操作會讓員工在感受到新功能的好處前，就已經開始產生逆反心理了。（當然，修復類的新功能除外）。
- 新系統新功能能實施過程中，難免的會出現系統異常的問題需要修復或處理，而集中性的迭代則會出現集中的異常暴露，導致異常無法得到及時處理，這對于員工的使用積極性更加是雪上加霜。
- 此外，對于實施人員來說，批量實施也增加了實施的管控難度，最終達到的效果也會不盡如人意。
因此，對于實施來說，我個人也是建議小步快跑。在實施初，需要明確定義好整體實施的功能內容，如果功能過多，則需要按優先級、按功能依賴性進行分批的規劃。
02 忌不分對象一鍋燉
即使是同一組織，組織內部仍會存在不同的個體。比如對于倉儲系統的實施來說，實施組織統稱為倉庫，但是細看其中，卻又各不相同，比如倉內的管理規范、倉庫規模（涉及人員分工）、倉庫設備等的差異，均會影響系統的實施使用。比如部分倉庫由于單量大會配備PDA（手持設備）而部分則無，會影響WMS在出入庫實操環節上的不同，如果實施內容中包含此環節，則需要考慮區分對待。
這次筆者去的倉庫對于庫位和物料的管控均優于之前去的其他倉庫，那么在實施上，其難度也會遠小于其他管理規范差的倉庫。
因此，在實施前，需要根據可能對實施產生影響的客觀條件，對實施組織進行進一步的分析和歸類。以提高實施效率，減少由于實施對象差異對實施進度造成的影響。
同時，對于這部分差異，也需要在培訓過程/內容中有充分的體現。
03 忌毫無計劃隨緣實施
結合上面針對功能和組織的了解和調研，在系統實施在啟動前，需要有明確的實施計劃。對于計劃大體可以分2種類型：
- 對于已經同一功能分不同區域上線，應以覆蓋區域為計劃推進標準，如一階段要覆蓋20%區域。
- 對于一個實施主體，需要實施多項功能的，則應以實施功能的占比為計劃推進標準。
不管是哪種類型，每個階段都需要明確定義推進的計劃標準值。
實施計劃的執行過程中，分階段對實施結果進行復盤，取長補短，根據實際的實施進度及時進行調節計劃，對于影響計劃的因素，應當及時暴露風險，確保整體實施可以如期完成，以取得項目效果。
沒有計劃只會導致實施人員毫無把控意識，實施一拖再拖，對于影響實施的因素一再放縱，甚至忽視。不僅會影響實施進度，還會打擊開發團隊、業務團隊積極性，甚至最終可能功虧一簣。
04 忌毫無準備無重點
實施內容、實施計劃都定義清楚后，怎么實施才能稱之為有效的實施呢。概括來說就是完整的培訓操作文檔、重點清晰的使用說明、詳盡的異常處理手冊。
培訓文檔的重要性在之前用戶溝通篇中已經有所提起，培訓文檔除了需要具備完整性外，還需要注意的是“突出重點”。所謂突出重點指的是，在每個操作步驟中，容易犯錯的點或者是操作異于常規的點。
除了培訓手冊外，這里我還想強調的是異常處理手冊，這是很多人一開始會忽略掉的重要內容，但它的重要程度是不亞于操作手冊的。就像我們購置新家電后，其實很少有人會認真的去閱讀說明書，往往是在機器壞了 ，我們才會想起來“說明書”，但卻也極少有人會耐心的把冗長的說明書看完，大多數時候我們還是會直接上網查詢“XX部件壞了怎么辦”。
總的來說，在實施前，需要準備的材料需要覆蓋以下范圍：
作為用戶，我在什么情況下，需要進行什么操作，操作中我要注意什么，如果報錯了我要怎么處理。
如果說，作為實施者，你已經可以完整回答以上問題了，那么你已經準備好了，可以開始進行實施了。
05 忌上完就撤無跟進
培訓完成，手冊OK之后，實施是否就是成功的了呢？
NO。
這就像上學一樣，并不是老師教完了，所有的學生都可以做到100%掌握，上學時我們通過考試來檢驗學生的學習成果，在項目實施中，我們則需要通過線上的實際使用數據和用戶反饋來確認項目實施的效果。
而實施者在這過程中扮演著“老師”的角色，因此也需要肩負最終“驗收成績”的工作。
如倉儲實施后，確認線上有正常的單據流入（確認用戶正常在使用），特別是在前期，也需要確保單據的流轉順利。對于無數據的組織，則需要確認是否有其他原因導致未正常使用系統。
此外，用戶的異常和優化反饋也是“老師”需要聆聽的聲音。
總結
總的來說，優秀的實施需要在前期做足調研功課，包括功能的應用方、應用方的類型等，根據調研結果制定實施計劃，而實施計劃也不是一成不變的，在過程中，需要結合實施進度進行適時的調整。此外在實施前需要對實施材料（操作說明和異常處理文檔）有充分的準備。實施后，也需要及時監控線上的異常和數據，確保用戶可以正常，正確的使用系統。
作者：麋鹿產品，公眾號：麋鹿產品手冊
